Microsoft Copilotを中小企業が使いこなす方法【Word・Excel・Teams別・具体的なプロンプト例】

Microsoft Copilotを中小企業が使いこなす方法【Word・Excel・Teams別・具体的なプロンプト例】 AI活用術
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2026.05.20

カテゴリ: AI活用術 / 業務効率化

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文字数: 約5,000字

この記事はMicrosoft Copilot（Office365 AI機能）の具体的な活用手順・プロンプトに特化しています。ClaudeとChatGPTの選び方・比較は → ChatGPTとClaudeを使い分ける方法 をご覧ください。

Microsoft Copilotとは？中小企業が知っておくべき基本

Microsoft Copilotは、Office365（Microsoft 365）に組み込まれたAIアシスタントだ。Word・Excel・PowerPoint・Teams・Outlookなど、普段使いのOfficeツールの中でAIが動作する。

中小企業にとって最大のメリット：

  • 新しいツールを導入しなくてよい（Officeの中で完結）
  • 既存のOffice操作の延長で使える
  • 社内データ（SharePoint・OneDrive）を参照できる

費用：

  • Microsoft 365 Business Standard（月額1,874円/人）+ Copilot（月額約3,750円/人）
  • 合計：月額約5,624円/人

Word Copilotの活用方法

①文書のたたき台を一発生成

新規文書画面で「Copilotで下書きを作成」ボタンをクリックすると、指示を入力するだけで文書の骨格が生成される。

プロンプト例（就業規則の更新）：

在宅勤務規程の草案を作成してください。
対象：全社員（パート・アルバイトを含む）
内容：在宅勤務の申請方法・作業時間の管理・セキュリティ規定を含めること
フォーマット：条文形式（第1条〜）

プロンプト例（取引先向け謝罪文）：

以下の状況で取引先に送る謝罪文を作成してください。
・状況：納品物に品質不良が発覚した
・相手：長年の取引先（食品メーカーA社）
・対応：返品・交換対応と再発防止策の説明が必要
・トーン：丁寧で誠実、かつビジネス文書として適切な形式

②既存文書の要約・整理

長い報告書・マニュアルをCopilotに要約させると、ポイントのみを抜き出してくれる。

プロンプト例：

この文書を読んで、以下を教えてください：
1. 決定事項は何か
2. アクションが必要な項目と担当者
3. 次回までの期限

③文章のトーン修正

「丁寧にする」「箇条書きにまとめる」「要約する」「英語に翻訳する」を1クリックで実行できる。

Excel Copilotの活用方法

①データ分析の自動化

Excelのテーブルを選択してCopilotを開き、質問するだけで分析が完了する。

プロンプト例（売上分析）：

このデータを分析して、以下を教えてください：
1. 先月と比べて売上が増えた商品カテゴリ
2. 売上上位5商品
3. 売上が落ちているカテゴリとその傾向

プロンプト例（異常値検出）：

このデータの中で、平均より30%以上外れている数値を教えてください。
考えられる原因を3つ挙げてください。

②数式の自動生成

「〇〇を計算する数式を教えて」と入力すると、複雑なIFやVLOOKUP、XLOOKUP等の数式を自動生成して挿入してくれる。

プロンプト例：

B列の金額が10万円以上の場合は「大口」、5万円以上は「中口」、それ以外は「小口」と
C列に表示する数式を作ってください。

③グラフ・ピボットテーブルの自動作成

「このデータで月別売上の折れ線グラフを作って」と指示するだけでグラフが生成される。説明資料の作成時間が大幅に短縮される。

Teams Copilotの活用方法

①会議の自動要約（最も実用的な機能）

Teamsのオンライン会議中にCopilotを有効にすると、会議終了後に以下を自動生成する：

  • 会議の要約
  • 決定事項リスト
  • アクションアイテム（誰が・何を・いつまでに）

設定方法：

  1. Teams会議開始後、右上の「…（その他）」→「Copilot」を選択
  2. 「文字起こしを開始」をオンにする
  3. 会議終了後、チャット欄にCopilotの要約が表示される

②会議中のリアルタイム質問

会議中に「さっきAさんが言った内容を教えて」「今まで決まったことは？」とCopilotに聞けば、会議の流れを追ってリアルタイムで回答してくれる。途中参加した場合でも、それまでの経緯を即座に把握できる。

③Teamsチャットの要約

長くなったチャット会話をCopilotに「このスレッドの要点を教えて」と聞くだけで要約してくれる。既読していない大量のメッセージを素早く確認するのに便利。

Outlook Copilotの活用方法

①メールの返信文作成

受信したメールの内容をCopilotが読み取り、適切な返信文の候補を提示する。

プロンプト例：

以下の要件で返信文を書いてください：
・「納期を1週間前倒しできるか」という依頼への回答
・対応可能だが、追加費用が発生する旨を伝える
・丁寧かつ簡潔に（3〜4文）

②メール整理・優先度分類

「今日対応が必要なメールを教えて」と聞くと、重要度の高いメールを優先順位付きでリストアップしてくれる。

中小企業がCopilotを導入する前に確認すること

①Microsoft 365のプランを確認する

CopilotはMicrosoft 365 Business Basic（月額748円/人）では使えない。Business Standard以上が必要。

プラン 月額（税別） Copilot Teams
Business Basic 748円/人 × ○
Business Standard 1,874円/人 Copilot追加可 ○
Business Premium 2,872円/人 Copilot追加可 ○

②IT導入補助金の活用

Microsoft 365はIT導入補助金の対象になる場合がある（認定IT導入支援事業者経由での申請が必要）。Copilotライセンス単体は現時点では対象外だが、365のライセンスと合わせて申請できるケースがある。

③セキュリティ・データプライバシーの確認

Copilotが参照できるデータの範囲（SharePoint・Teams・Outlook等）を、導入前に確認する。アクセス権が適切に設定されていないと、閲覧を制限すべき情報がCopilotを通じて表示される可能性がある。

よくある質問（FAQ）

Q. CopilotはクラウドのAIですか？社内情報は外部に送られますか？

A. Microsoftのエンタープライズ契約ではデータはMicrosoftのAI学習に使われないことが保証されています（Microsoft Copilot for Microsoft 365の場合）。ただし確認のためにMicrosoftのプライバシーポリシーを事前に確認してください。

Q. パソコンが古くても使えますか？

A. Copilotはクラウド処理のためパソコンのスペックへの依存は低いです。ただしWindowsのバージョンが古い場合はアップデートが必要なことがあります。

Q. 英語で使う必要がありますか？

A. 日本語に完全対応しています。プロンプトも日本語で入力できます。

まとめ

Microsoft Copilotで中小企業が特に効果を実感しやすい機能：

  1. Teams会議の自動要約——議事録作成の時間がゼロに
  2. Excel データ分析——複雑な数式・ピボットを自然言語で操作
  3. Word 文書のたたき台生成——就業規則・通知文・謝罪文等

Office365を既に使っている企業なら、Copilotライセンス（月約3,750円/人）を1〜2名に追加するところから試してみることをすすめる。

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