社内資料作成にClaude/ChatGPTを使う手順【PowerPoint・Word・Excelも対応】

社内資料作成にClaude/ChatGPTを使う手順【PowerPoint・Word・Excelも対応】 AI活用術
Photo by Marjan Blan on Unsplash
2026.05.16

社内資料作成にClaude/ChatGPTを使う手順【PowerPoint・Word・Excelも対応】

「毎月同じような社内資料・報告書の作成に何時間もかかっている」

この悩みは生成AIで大幅に解消できます。私の物流会社では月次経営報告書・取引先向け提案書・社内マニュアルの作成にClaudeを活用しており、以前と比べて資料作成時間が約60%削減されました。

この記事では、ClaudeやChatGPTを使って社内資料を効率的に作成する具体的な手順を解説します。

この記事でわかること

  • AIが最も得意な社内資料の種類
  • 資料別・使えるプロンプトの具体例
  • PowerPointスライドの構成をAIに作らせる方法
  • Word文書・Excelの数値分析をAIが補助する方法
  • 実際に使える5つのプロンプトテンプレート

    • AIが社内資料作成で最も得意なこと

    生成AIは以下の社内資料作成で特に力を発揮します。

    資料の種類 AI活用の効果
    月次経営報告書 数値を渡すと文章化・分析コメントを生成
    取引先向け提案書 構成案と本文をゼロから生成
    社内マニュアル 手順の文章化・図解の構成案を生成
    会議の議事録 メモから整理された議事録に変換
    採用・人事資料 求人票・評価シートの下書き生成
    プレゼン資料の構成 スライドの目次・各スライドの要点を生成

    月次経営報告書をAIで作る手順

    手順①：数値データを準備する

    まず以下のデータをテキストで用意します。

    
【2026年4月 経営データ】
売上：8,200万円（前月比+5.3%、前年同月比+12.1%）
粗利率：23.4%（前月22.8%）
主要コスト：人件費3,100万円、燃料費850万円、外注費1,200万円
新規受注件数：47件（前月42件）
顧客満足度調査：4.1/5.0（前月4.0）

    手順②：プロンプトを入力する

    
上記のデータをもとに、取締役会向けの月次経営報告書を作成してください。

【構成】
1. エグゼクティブサマリー（200字以内）
2. 売上・利益の状況と分析（300字）
3. 前月・前年同月との比較分析（表形式）
4. 課題と来月の対策（箇条書き3点）
5. 重点KPI（3指標）の達成状況

【文体】：ビジネス文書として簡潔に。数値を具体的に引用すること。

    手順③：アウトプットを確認・修正する

    AIが生成した報告書を確認し、事実と異なる部分や表現を修正します。AIは与えられた数値以外の情報（「取引先の状況」「業界動向」等）は自分で判断して書くことがあるため、必ず確認してください。

    PowerPointスライドの構成をAIに作らせる

    ClaudeはPowerPointを直接生成できませんが、スライド構成・各スライドの要点・プロンプトの書き方の詳細は → ClaudeでPowerPointのプレゼン資料を作る方法【スライド構成プロンプト付き】 に専用記事があります。月次報告書・マニュアル・Excel分析コメントなどPowerPoint以外のAI活用はこのまま読み進めてください。

    社内マニュアルをAIで作成する手順

    手順①：口頭で説明するイメージで情報を入力する

    
以下の情報から、新入社員向けの「ドライバー日報記載マニュアル」を作成してください。

【記載が必要な項目】
・運行日・ドライバー名・車両番号
・出発時刻・帰庫時刻
・走行距離（ODO始め・終わり）
・燃料補給量・補給場所
・高速道路利用（路線・料金）
・配送先・件数
・トラブル・特記事項

【書き方のポイント】
・走行距離は当日の差分を記入（ODO終わり−ODO始め）
・燃料は満タン法で記録
・異常なし→「異常なし」と明記すること

    手順②：ステップ形式・Q&A形式で出力させる

    複雑な手順は「ステップ形式」、よく間違えることは「Q&A形式」で出力させると、わかりやすいマニュアルになります。

    Excelデータの分析コメントをAIに書かせる

    Excelのデータをコピーペーストして、分析コメントを書かせることも有効です。

    プロンプト例

    
以下の月別売上データを見て、傾向・特徴・改善提案を分析してください。

1月：6,800万円
2月：6,200万円
3月：7,500万円
4月：8,200万円
5月：7,800万円
6月：6,500万円
（以下省略）

分析観点：
①季節変動の特徴
②前年比での成長傾向
③注意すべき月・要因
④下半期に向けた対策提案

    すぐ使える5つのプロンプトテンプレート

    テンプレート①：経営報告書

    
以下のデータをもとに取締役会向け月次報告書（A4・1枚）を作成してください。
データ：[数値データをここに貼る]
含める内容：売上概況・コスト分析・課題と対策・来月の方針

    テンプレート②：提案書の構成

    
[サービス名]を[ターゲット]に提案するPowerPoint（[枚数]枚）の構成を作成してください。
各スライドのタイトルと要点3点を出力してください。

    テンプレート③：社内マニュアル

    
新入社員向けの[業務名]マニュアルを作成してください。
対象：[対象者]
含める内容：[箇条書きで業務内容を列挙]
形式：ステップ形式で番号を振ってください。

    テンプレート④：会議議事録の整形

    
以下の会議メモを、正式な議事録形式に整形してください。
メモ：[会議メモをここに貼る]
含める項目：日時・参加者・議題・決定事項・アクションアイテム（担当者・期限付き）

    テンプレート⑤：メール文書の作成

    
以下の状況に応じた[メール/書類]を作成してください。
状況：[状況を説明]
伝えたいこと：[要点を箇条書き]
文体：[丁寧/ビジネス/親しみやすい]
分量：[文字数の目安]

    よくある質問（FAQ）

    Q. AIが作った資料の著作権は誰のものですか？

    A. 現時点の日本法では、AIが生成したコンテンツの著作権帰属は法的に確立されていない部分があります。社内資料として使う分には大きな問題になることは少ないですが、外部に公開する重要文書については法的リスクを理解した上で活用してください。

    Q. Claude無料版でも社内資料作成はできますか？

    A. できます。ただし長文の文書（5,000字以上）を一度に処理する場合や、1日に多数の資料を作成する場合は利用制限に達することがあります。頻繁に使う場合はProプランが快適です。

    Q. AIに会社の機密情報を入力しても大丈夫ですか？

    A. Anthropic（Claude）・OpenAI（ChatGPT）はビジネス向けプランでは入力データをモデル訓練に使わない設定が可能です。ただし社内の機密情報の取り扱いポリシーに従って判断してください。

    Q. PowerPointファイルを直接AIに読み込ませることはできますか？

    A. Claude・ChatGPTはファイルのアップロード機能があり、テキストが含まれるPowerPointファイルも読み込めます。ただし図・グラフの内容は読み込めません。

    Q. Excelの複雑な関数をAIに作ってもらうことはできますか？

    A. はい。「こういう計算をしたい」と説明すれば、Excel関数の式を生成してくれます。VLOOKUPやIF関数の組み合わせ、ピボットテーブルの設定方法なども教えてもらえます。

    まとめ

    AIを使った社内資料作成の3つのポイント：

  • 数値・条件を具体的に入力するほど、使えるアウトプットが得られる
  • PowerPointはAIに「構成と要点」を作らせてから実際の資料作成に入る
  • AIのアウトプットは必ず人間が確認・修正する（事実確認が必須）

    • まずはいつも作っている月次報告書や会議資料の1つをAIで試してみてください。最初の1本で時間短縮の効果を実感できます。

    あわせて読みたい

  • 経営者向けClaude活用ガイド2026【すぐ使える10のプロンプト】 — 経営業務でのAI活用の全体像
  • 無料でClaudeを使いこなす5つのコツ — Claude活用の基本テクニック
  • ClaudeでPowerPointのプレゼン資料を作る方法【スライド構成プロンプト付き】 — PPスライド構成の詳細手順・プロンプト集

    • 本記事の情報は2026年5月時点のものです。AIツールの機能は随時更新されます。

    本サイトはアフィリエイトプログラムを利用しています。

    コメント

    タイトルとURLをコピーしました