安全衛生委員会・安全会議の議事録をAIで作る手順｜録音→文字起こし→AIで法定項目を埋める、物流会社の実運用

この記事の要点： 安全衛生委員会の議事録には、法律で決まった「毎月1回以上の開催」「議事の概要を労働者に周知」「重要な議事の記録を3年間保存」という3つの縛りがあります。ところが実務では、会議のあとに担当者が記憶とメモを頼りに1から書き起こし、法定項目の抜けが後から見つかる、ということが起きがちです。本記事では、従業員30名の物流会社を経営する筆者が、自社の安全会議で回している「ボイスメモで録音→AIで文字起こし→Claudeで所定の書式に整える」流れを、そのまま安全衛生委員会の法定項目に当てはめる形で解説します。抽出用のプロンプトは全文を載せています。

会議はやった。話し合いも真剣だった。なのに議事録だけが残っていない——安全に関わる会議で、これがいちばんもったいないパターンだと思っています。

私は静岡で従業員30名・4拠点の物流（倉庫）会社を経営しています。うちの規模だと安全衛生委員会の設置義務はありませんが、安全会議とヒヤリハット報告は続けていて、その議事録はボイスメモで録音して、文字起こしして、Claudeに整えさせるという流れで担当者が作っています。議事録づくりで一番時間を食う「聞き直して、まとめて、体裁を整える」部分をAIに渡し、担当者は確認して直す側に回る、という分担です。

この記事では、その流れを安全衛生委員会の法定項目に合わせて設計し直した手順を書きます。委員会の設置義務がある会社（常時50人以上）はもちろん、うちのように義務はないけれど安全会議を続けている会社にも、そのまま使える内容です。

※本記事の法令の記述は2026年9月時点の条文と厚生労働省の公開資料をもとにしています。自社の業種・規模でどの義務がかかるかは、所轄の労働基準監督署や社会保険労務士に確認してください。

この記事でわかること
前提：議事録に法律が求めていること
1. 委員会の設置義務がある会社（常時50人以上）
2. 設置義務がない会社（50人未満）に残っている義務
ステップ1：会議をボイスメモで録音する
ステップ2：録音をAIで文字起こしする
ステップ3：AIに法定項目を埋めさせる（プロンプト全文）
ステップ4：周知と保存を「議事録の一部」にする
物流業での実際（経営者の視点）
議事録をAIに任せるときの注意点
よくある質問（FAQ）
まとめ
あわせて読みたい

この記事でわかること

安全衛生委員会の議事録に法律で求められていること（開催頻度・周知・保存）
委員会の設置義務がない50人未満の会社にも残っている義務
録音→文字起こし→AIで議事録を作る4ステップ
文字起こしから「開催日時・出席者・審議事項・決定事項・担当と期限・次回」を抜き出して書式に整えるプロンプト全文
議事録をAIに任せるときの線引きと注意点

前提：議事録に法律が求めていること

先に、何を満たせばいいのかを押さえておきます。ここが曖昧なまま「AIで議事録」を始めると、きれいだけれど要件を満たしていない文書ができあがります。

委員会の設置義務がある会社（常時50人以上）

労働安全衛生法では、常時50人以上の労働者を使う事業場に衛生委員会の設置を求めています（安衛法18条・全業種）。安全委員会（安衛法17条）は業種が限定されていて、業種によって「50人以上」「100人以上」の区分があります。両方が必要な事業場は、まとめて安全衛生委員会にできます（安衛法19条）。

→ 労働安全衛生法（e-Gov法令検索）／厚生労働省「安全委員会・衛生委員会を設置しなければならない事業場」

委員会で調査審議する事項も法律に書かれています。安全委員会なら「労働者の危険を防止するための基本となるべき対策」「労働災害の原因と再発防止対策（安全に係るもの）」、衛生委員会なら「健康障害を防止するための基本となるべき対策」「健康の保持増進のための基本となるべき対策」「労働災害の原因と再発防止対策（衛生に係るもの）」などです（安衛法17条1項・18条1項）。さらに細かい付議事項が労働安全衛生規則21条・22条にあります。

委員の構成もざっくり決まっています。議長になる総括安全衛生管理者（またはそれに準ずる者）1名、安全管理者・衛生管理者、産業医、安全や衛生の経験がある労働者などで、議長以外の委員の半数は労働者側の推薦に基づいて指名します（安衛法17条2〜4項・18条2〜4項）。

→ 厚生労働省「安全委員会・衛生委員会を設置しなければならない事業場」（委員の構成の項）

そして議事録に直接効いてくるのが、労働安全衛生規則23条です。

求められること	条文	議事録で押さえる点
毎月1回以上開催する	安衛則23条1項	開催日を毎回残す（月が飛んでいないか後から追える）
開催の都度、遅滞なく議事の概要を労働者に周知する（掲示・書面交付・電子的な閲覧のいずれか）	安衛則23条3項	掲示・配布できる「概要版」を毎回作る
議事で重要なものの記録を作成し、3年間保存する	安衛則23条4項	決定事項・担当・期限を記録し、保存場所を決める

→ 労働安全衛生規則（e-Gov法令検索）／労働新聞社労働法検索「労働安全衛生規則第21条〜第23条の2」

現行の条文では、記録する事項として「委員会の意見と、その意見を踏まえて講じた措置の内容」も挙げられています。つまり「何を話したか」だけでなく、「委員会が何を言い、会社が何をしたか」まで残す設計が要ります。

設置義務がない会社（50人未満）に残っている義務

うちのような50人未満の会社は委員会を作らなくてよいのですが、義務がゼロになるわけではありません。

常時10人以上50人未満の事業場は、業種に応じて安全衛生推進者または衛生推進者を選任する（安衛法12条の2）
委員会を設けていない事業者は、安全または衛生に関する事項について、関係労働者の意見を聴くための機会を設ける（安衛則23条の2）

→ 新潟労働局「安全衛生管理体制のあらまし」／厚生労働省リーフレット「安全衛生委員会を設置しましょう」

この「意見を聴く機会」にあたるのが、うちでいう安全会議です。法律上の記録義務は委員会ほど細かくありませんが、「いつ・誰が出て・何を決めたか」が残っていないと、機会を設けた証拠がないのと同じになります。だから、委員会と同じ項目立てで議事録を残しておくのが安全だと考えています。

ステップ1：会議をボイスメモで録音する

やることは単純で、スマホのボイスメモを机の真ん中に置いて録るだけです。うちの自社会議はZoomやTeamsを使っていないので、会議ツールの自動文字起こしは使えません。会議の記録を残すという目的なら、ボイスメモで十分です。

録音の前に決めておくことが3つあります。

録音することを出席者に伝える：「議事録を作るために録音します」と冒頭で言う。安全会議は社内の会議なので同意の問題は小さいですが、黙って録るのは避けたいところです
冒頭で開催日時と出席者を声に出す：「9月の安全会議を始めます。出席は◯◯部の△△と…」と司会が読み上げる。これだけで、あとのAI抽出で「開催日時」「出席者」が文字起こしから取れます
決定事項は言い直す：「では、この件は□□が来月の会議までに対応、ということで決定です」と司会が復唱する。人間の議事録でも同じですが、AIに抽出させるときは効き方が段違いです

3つ目が一番大事です。会議の空気で「なんとなく決まった」ことは、文字起こしを読んでも決まったかどうかわかりません。司会が言い直す習慣がつくと、議事録の精度がそこで決まります。

ステップ2：録音をAIで文字起こしする

録音データを文字起こしツールに渡してテキストにします。ボイスメモをそのままアップロードできるサービスを使えば、機械的な作業だけです。

ここで欲張らないのがコツです。文字起こしの段階で要約させたり、話者を完璧に分けようとしたりすると、かえって手間が増えます。「誰が」までは司会の復唱に頼り、文字起こしは全文テキストが取れれば十分という割り切りで十分です。

ひとつだけ気をつけるのは、固有名詞の誤変換です。倉庫の現場は設備名・荷主名・商品名が多く、文字起こしはよく間違えます。次のステップでAIに「不明な固有名詞は推測せず【要確認】と書け」と指示するので、ここで直し込む必要はありません。

同じ「録音→文字起こし」の流れを採用面接に使う設計は、AIで採用面接を記録・評価する方法に書いています。会議も面接も、記録の作り方の骨組みは同じです。

ステップ3：AIに法定項目を埋めさせる（プロンプト全文）

文字起こしができたら、Claude（ChatGPTでも同じ考え方で動きます）に渡して、所定の書式に整えさせます。

STEP1：抽出プロンプトを貼り、文字起こしを渡す

以下のプロンプトを、文字起こし本文と一緒に貼り付けます。そのまま使えるように書いてあります。

あなたは中小企業の安全衛生担当者を補助するアシスタントです。
以下の「会議の文字起こし」から、安全衛生委員会（または安全会議）の議事録を
下記の書式で作成してください。

【守ること】
1. 文字起こしに書かれていないことは書かない。該当する発言がない項目は
   「【未記載】」と書き、推測で埋めない。
2. 人名は文字起こしにある役職名で書く（例：倉庫課長、衛生管理者、産業医）。
   役職が不明な人は「出席者A」「出席者B」のように書く。
3. 聞き取りにくい固有名詞・数字・日付は「【要確認：〇〇】」の形で残す。
4. 決定事項は「誰が」「何を」「いつまでに」の3点がそろう文にする。
   3点のどれかが文字起こしにない場合は、その部分を「【未記載】」にする。
5. 議論の要旨は箇条書きで、1項目につき1〜2文。発言をそのまま
   書き写さず、論点と結論がわかる形に要約する。
6. 法令上の判断（義務の有無・違反かどうか）はしない。
   判断が必要そうな箇所は「【担当者確認】」と付ける。
7. 健康診断の結果やストレスチェックなど、個人の健康に関わる情報は
   議事録に書かず「【個人情報のため省略】」とする。

【出力書式】
■ 会議名：（安全衛生委員会／安全会議 など）
■ 開催日時：
■ 開催場所：
■ 出席者：（役職名で列挙。議長・産業医・労働者側委員がわかる場合は明記）
■ 欠席者：
■ 前回の決定事項のフォロー：
  ・（前回決めたこと）→（今回の報告内容・完了／継続）
■ 審議事項（議題ごとに）：
  1. 議題名：
     - 議論の要旨：
     - 委員会（会議）の意見：
     - 決定事項：（誰が／何を／いつまでに）
  2. …
■ ヒヤリハット・災害報告の共有：
■ 産業医・衛生管理者からの意見（あれば）：
■ 次回開催予定：
■ 担当者が確認すべき点：（【要確認】【未記載】【担当者確認】を一覧にする）

【周知用の概要】
最後に、掲示・配布用として、上の議事録を200字程度に要約した
「議事の概要」を別枠で書いてください。決定事項と担当・期限を優先し、
個人が特定される情報は入れないでください。

【会議の文字起こし】
（ここに貼る）

「【未記載】と書け」「推測するな」を最初に置いているのは、AIが空欄を埋めたがるからです。特に「決定事項」と「期限」は、会議で決まっていないことをそれらしく作られると、あとで誰も守れない議事録になります。空欄が残る議事録のほうが、埋まっているけれど間違っている議事録より価値がある——これはAIに限らず議事録づくり全般の話です。

STEP2：「担当者が確認すべき点」から先に見る

出力を上から読まず、最後の「担当者が確認すべき点」から見ます。【要確認】は固有名詞や数字の聞き取りミス、【未記載】は会議で決めきれなかったこと、【担当者確認】は法令判断が絡む箇所です。

このリストを片づけると、議事録本体は、ほぼ確認するだけで済みます。実際に手を入れることになるのは、設備名や日付の誤変換のような箇所が中心になるはずです。

STEP3：自社の書式に流し込み、概要版を分ける

出力の「議事録本体」は3年間保存する記録として、「周知用の概要」は掲示・配布用として、それぞれ別のファイルにします。安衛則23条は「議事の概要の周知」と「重要な議事の記録の保存」を別の項で求めているので、1つの文書で両方を兼ねようとしないほうが運用が楽です。

自社の様式が既にある場合は、プロンプトの【出力書式】をその様式の項目に差し替えてください。項目名を合わせておくと、出力をコピーして貼るだけになります。書式そのものをAIで作る手順は社内資料作成にClaude/ChatGPTを使う手順にまとめています。

ステップ4：周知と保存を「議事録の一部」にする

議事録ができたら、周知と保存です。ここは法律の要件そのものなので、AIではなく仕組みで担保します。

周知：概要版を、各作業場の見やすい場所に掲示するか、書面で配るか、全員が閲覧できる電子的な仕組みに載せる。安衛則23条3項はこの3つのどれかを求めています。「委員に配った」だけでは、全労働者への周知にはなりません
保存：議事録本体を3年間残す。保存先のフォルダ名を「安全衛生委員会_議事録_YYYY」のように決めて、毎回同じ場所に置く。担当者が替わっても探せることが条件です
紐づけ：ヒヤリハット報告や教育記録を、該当する回の議事録と同じ場所に置く。「委員会の意見を踏まえて講じた措置」を後から示すときに、これがあるとつながります

社内会議の議事録は、うちのように50人未満の会社でも、同じ場所に同じ形で残しておくと、労働者の意見を聴く機会を設けている記録として機能します。

物流業での実際（経営者の視点）

私の会社では、安全会議・ヒヤリハット報告・教育記録を続けています。会議の中身と議事録の質が釣り合わない、というのは、たぶん多くの会社で起きていることです。話し合いは真剣なのに、残っている文書は「◯月◯日安全会議実施」と議題名だけ。誰が何をいつまでに、が残っていないので、次の会議は「あれ、どうなった？」から始まる。これでは会議の時間を半分捨てているのと同じです。

うちの議事録はボイスメモ→文字起こし→Claudeの流れで担当者が作っているので、担当者の作業は「書く」ではなく「確認して直す」です。会議中にメモを取ることに気を取られずに済むぶん、担当者も議論に参加しやすくなります。

物流の現場でこの仕組みが効くのは、安全会議の議題が「フォークリフトの動線」「荷崩れ」「熱中症」のように具体的で、決定事項が「誰が・何を・いつまでに」に落ちやすいからだと思っています。AIに抽出させる項目がはっきりしているほど、AIは強い。逆に、話がふわっとしたまま終わる会議は、AIに渡しても「【未記載】」だらけの議事録が返ってきます。それはそれで、会議の質を映す鏡になります。

ひとつ補足すると、議事録をきちんと残す運用は、管理職として評価されるスキルでもあります。安全衛生の会議を回し、記録を残し、改善を追える人は、物流に限らずどの会社でも欲しい人材です。管理職としての経験を次のキャリアに活かす道はJACリクルートメントの登録から内定までの流れで整理しています。

議事録をAIに任せるときの注意点

安全衛生の記録は、事故が起きたときに「会社が何をしていたか」を示す文書になります。だからこそ線引きが要ります。

法令判断はAIにさせない：「この議題は法定の審議事項を満たしているか」「この措置で義務を果たしたことになるか」は、担当者と、必要なら社労士や労基署に確認する。プロンプトに「法令上の判断はしない」と入れているのはそのためです
決定事項の創作を許さない：AIが「決まっていないこと」を決定事項として書いた議事録は、残っているほうが危険です。【未記載】を消すのは人が確認してからにする
個人情報・健康情報の扱い：衛生委員会では健康診断結果やストレスチェックの話題が出ます。個人を特定できる情報は、文字起こしの段階で外すか、AIに渡す前に匿名化する。外部AIに渡すときは、業務用プラン（入力が学習に使われない設定）や自社の情報管理ルールに沿っているかを確認する
録音の扱いを決める：録音データは議事録が確定したら消すのか、一定期間残すのかを決めておく。「議事録の元データ」として残すなら、それも管理対象になります
文字起こしの誤変換：設備名・荷主名・薬品名などは間違いやすい。【要確認】を残す設計にしておき、人が元の録音で確かめる

AIが担うのは「聞き直して、抜き出して、体裁を整える」ところまで。何を審議し、何を決め、何を実行したかは、会社と委員会が担う——この線を越えなければ、AIは議事録づくりでいちばん手間のかかる部分を引き受けてくれます。

よくある質問（FAQ）

Q. 安全衛生委員会の議事録は、何を書けば法律の要件を満たしますか？

A. 労働安全衛生規則23条4項は「議事で重要なものに係る記録」を作成して3年間保存することを求めており、現行の条文では「委員会の意見と、それを踏まえて講じた措置の内容」も記録事項に挙げられています。実務上は、開催日時・出席者・審議事項・委員会の意見・決定事項（誰が・何を・いつまでに）・措置の実施状況が残っていれば、記録として機能します。細かい様式は法律で決まっていないので、自社の様式で構いません。

Q. 議事録の保存期間は何年ですか？

A. 労働安全衛生規則23条4項で3年間です。紙でも電子データでも構いません。担当者が替わっても探せるように、保存場所と命名ルールを決めておくのが実務上のポイントです。

Q. 従業員が50人未満なので委員会はありません。それでも議事録は必要ですか？

A. 委員会の設置義務はありませんが、常時10人以上の事業場は安全衛生推進者（または衛生推進者）の選任義務があり（安衛法12条の2）、委員会を設けていない事業者は「関係労働者の意見を聴くための機会」を設ける必要があります（安衛則23条の2）。この機会を設けた記録として、安全会議の議事録を委員会と同じ項目立てで残しておくと、後から説明しやすくなります。

Q. 文字起こしをAIに渡すと、社内の情報が外部に漏れませんか？

A. 使うサービスの規約次第です。入力内容が学習に使われない業務用プランや設定を選び、個人の健康情報や取引先名は渡す前に匿名化するのが基本です。自社の情報管理ルールに照らして、渡してよい情報の範囲を先に決めておいてください。

Q. 議事の概要の周知は、委員に議事録を配れば済みますか？

A. 済みません。安衛則23条3項が求めているのは、事業場の労働者への周知で、方法は「各作業場の見やすい場所への掲示または備え付け」「書面の交付」「電子的な記録と閲覧できる機器の設置」のいずれかです。委員だけに配るのは周知にあたりません。掲示・配布できる概要版を毎回作る運用にしておくと無理がありません。

まとめ

安全衛生委員会・安全会議の議事録は、「録音して、文字起こしして、AIに法定項目を抜き出させる」流れにすると、担当者の仕事が「書く」から「確認する」に変わります。

法律が求めるのは「毎月1回以上の開催」「議事の概要の周知」「重要な議事の記録を3年間保存」の3つ（安衛則23条）
録音は司会が「開催日時・出席者・決定事項」を声に出すだけで、AIの抽出精度が上がる
抽出プロンプトには「推測しない」「未記載は【未記載】と書く」「法令判断はしない」を入れておく
議事録本体（保存用）と概要版（周知用）は分けて作る
50人未満の会社も、安全衛生推進者の選任と「労働者の意見を聴く機会」の義務は残るので、同じ形で記録を残す

議事録づくりで一番つらい「聞き直してまとめる」部分をAIに渡し、人は「決まったことが本当に決まっているか」の確認に集中するのが、安全衛生の記録を法定要件どおりに回し続ける現実的なやり方です。